Засвідчення вірності перекладу документа: порядок, документи та вартість

«Нотаріальний переклад» у побуті називають дві різні дії. Стаття 79 Закону «Про нотаріат» дозволяє нотаріусу засвідчити вірність перекладу, якщо він знає обидві відповідні мови. Якщо однієї з них нотаріус не знає, переклад може зробити перекладач, а нотаріус засвідчить справжність його підпису.

Пункт 6.2 глави 7 розділу II Порядку № 296/5 та стаття 78 Закону уточнюють: при засвідченні підпису нотаріус підтверджує, хто підписав документ, а не факти в його тексті. Тому перед замовленням послуги уточніть у приймаючої установи формулювання її вимоги. Якщо їй потрібне саме засвідчення вірності перекладу, оформлення лише підпису перекладача може виявитися недостатнім.

Запитайте, якою мовою потрібен переклад, чи приймуть документ у паперовій або електронній формі, чи вимагають нотаріального оформлення і якого саме. Для використання за кордоном окремо перевірте, чи потрібен апостиль або інша легалізація оригіналу чи нотаріально оформленого документа, і в якій послідовності їх роблять. Порядок залежить від країни та виду документа.

Апостиль не є способом підтвердити правильність перекладу. За статтями 3 і 5 Гаазької конвенції він посвідчує справжність підпису, якість, у якій виступала особа, що підписала офіційний документ, і, за потреби, печатку чи штамп. Конвенція також допускає, що закон або міжнародна угода скасовує чи спрощує цю формальність.

Якщо апостиль потрібний на українському офіційному документі для використання за кордоном, це окрема процедура за чинним Порядком, затвердженим наказом Мін’юсту № 3177/5. Дізнайтеся про неї до підготовки перекладу: інакше може знадобитися перекладати ще й текст апостиля. Для документа, виданого іноземною державою, перевіряють правила його визнання в Україні та застосовний міжнародний договір. Саме нотаріальне оформлення перекладу не замінює цих перевірок.

Візьміть документ, який потрібно перекласти, у формі, придатній для нотаріальної дії, та документ для встановлення особи заявника. Статті 43 і 47 Закону «Про нотаріат» регулюють перевірку особи й вимоги до поданих документів. Нотаріус не прийме документ із підчистками, незастереженими виправленнями чи текстом, який неможливо прочитати через пошкодження.

Якщо нотаріус сам засвідчуватиме вірність перекладу, заздалегідь уточніть, чи працює він із потрібними мовами та чи підготує переклад. Якщо текст робить перекладач, передайте йому повний читабельний документ і погодьте написання імен, номерів та назв з уже наявними документами. Це практична перевірка, яка допомагає уникнути розбіжностей при поданні.

Для засвідчення підпису перекладача пункт 2.2 глави 8 розділу II Порядку № 296/5 прямо вимагає, щоб перекладач надав нотаріусу документ про особу й документ, що підтверджує його кваліфікацію. Узгодьте його присутність із нотаріусом: підпис має бути засвідчений за правилами нотаріальної дії, а не замінений сканом уже підписаного аркуша. Якщо звертається представник, нотаріус перевіряє його повноваження за статтею 44 Закону.

Перед візитом запитайте нотаріуса, чи прийме він саме оригінал, належно засвідчену копію або електронний документ у вашій ситуації. Не вважайте фотографію в телефоні універсально достатньою: спосіб подання має дозволяти перевірити документ і виконати потрібний посвідчувальний напис.

Коли переклад оформлюють одночасно з іншою нотаріальною дією, пункти 3.1–3.2 глави 8 розділу II Порядку № 296/5 передбачають розміщення оригіналу й перекладу поруч на одній сторінці та переклад усього тексту документа із завершенням підписами. Якщо в такому випадку переклад розміщений на окремому аркуші, його прикріплюють, прошнуровують і скріплюють підписом та печаткою нотаріуса за пунктом 3.5.

Порівняйте прізвища, власні назви, дати, номери документів і дані печаток з оригіналом. Зверніть увагу на всі сторінки, додатки та підписи. Ця перевірка не змінює обов’язку перекладача точно передати зміст, але може виявити технічну помилку до подання пакета.

За статтею 42 Закону «Про нотаріат» нотаріальну дію вчиняють у день подання всіх необхідних документів після оплати. Ця норма стосується саме дії нотаріуса, а не часу, потрібного фахівцю для перекладу документа чи установі для прийняття результату. Узгодьте підготовку тексту заздалегідь, особливо коли потрібна рідкісна мовна пара.

Якщо нотаріусу потрібно витребувати додаткові документи чи відомості або направити матеріал на експертизу, стаття 42 допускає відкладення дії не більше ніж на один місяць у передбачених нею випадках. Закон також має окремі підстави для зупинення дії. Не плануйте подання до іншого органу на той самий день, доки не з’ясували, чи достатній ваш пакет.

У державного нотаріуса за статтею 19 Закону «Про нотаріат» справляють державне мито, а додаткові правові чи технічні послуги оплачують окремо. Підпункти «н» і «р» пункту 3 статті 3 Декрету № 7-93 встановлюють різні ставки: за засвідчення вірності перекладу — 0,3 неоподатковуваного мінімуму за сторінку, за засвідчення підпису перекладача — 0,02 такого мінімуму за документ. Це ставки за різні нотаріальні дії, а не дві обов’язкові частини кожного замовлення.

Приватний нотаріус за статтею 31 Закону визначає плату за домовленістю із заявником. Вартість роботи перекладача, виготовлення копій, інших послуг та можливого апостиля уточнюють окремо. Запитайте до початку роботи повний склад оплати для вашого пакета, кількість сторінок і число потрібних примірників. Універсальної ціни всього оформлення немає.

Уникайте плутанини між засвідченням підпису перекладача і засвідченням вірності самого перекладу. Перевірте написання імені за паспортом і форму іноземного документа, перш ніж витрачатися на повторний переклад. Якщо установі потрібен апостиль, з’ясуйте його місце в послідовності оформлення, а не додавайте його автоматично до кожного пакета.

Якщо нотаріус відмовляє, попросіть назвати конкретну причину й зіставте її зі статтею 49 Закону «Про нотаріат». На вимогу особи причини викладають письмово, а постанову про відмову нотаріус виносить протягом трьох робочих днів; стаття 50 дозволяє оскаржити дію або відмову до суду. Юрист може перевірити вимоги приймаючої установи, міжнародний договір та пакет документів, коли справа пов’язана з судом, спадщиною, міграційною процедурою чи іншим правовим наслідком.