Розблокування податкових накладних у 2026 році: пояснення, документи, скарга і суд

Зупинення реєстрації податкової накладної або розрахунку коригування — це ще не остаточна відмова. Найважливіше в перший день не завантажити до ДПС максимальну кількість файлів, а визначити яке саме рішення треба спростувати і яку господарську операцію підтвердити.

У квитанції про зупинення мають бути номер і дата ПН/РК, критерій ризиковості платника та/або операції, розрахований показник за відповідним критерієм і пропозиція надати пояснення та документи.

Практично потрібно виписати п'ять речей:

Якщо квитанція пов'язує зупинення з певним кодом товару або послуги, наказ № 520 дозволяє подати пояснення й документи саме щодо операції за цим кодом. Це допомагає зробити пакет компактним і зрозумілим.

Таблиця даних не замінює пояснення до вже зупиненої накладної, а пакет на виключення з ризикових не замінює документи щодо конкретної поставки. Водночас чинна редакція Порядку № 1165 передбачає автоматичну реєстрацію окремих раніше зупинених ПН/РК після врахування Таблиці або виключення платника з ризикових, але лише за сукупності встановлених умов. Тому покладатися на автоматичну реєстрацію без перевірки кожної накладної не варто.

Наказ № 520 не встановлює однакового обов'язкового комплекту для всіх операцій. Подавати потрібно ті документи, які реально існують і підтверджують саме вашу операцію:

• договір, специфікації, замовлення, заявки та додаткові угоди;
• документи про повноваження осіб, які одержували товар;
• рахунки, інвойси, видаткові накладні, акти приймання-передачі або акти виконаних робіт;
• ТТН, складські документи, інвентаризаційні описи, документи на навантаження і розвантаження — якщо вони відповідають характеру операції;
• банківські виписки та розрахункові документи — якщо оплата вже відбулася або саме вона є першою подією;
• паспорти якості, декларації чи сертифікати відповідності — коли їх вимагає закон або договір;
• інші докази ресурсів і ділової спроможності: договори оренди, відомості про об'єкти за формою № 20-ОПП, обладнання, працівників, ліцензії чи дозволи, якщо без них операцію неможливо виконати.

Покажіть безперервний маршрут: джерело товару → зберігання → перевезення → передання покупцю → оплата. Якщо товар імпортний — додайте митні документи; якщо вироблений власними силами — документи на сировину, виробничі потужності й випуск продукції.

Поясніть не лише факт підписання акта, а й можливість виконати роботу: завдання, кошторис, календар, звіти чи результати, персонал, обладнання, залучених підрядників. Для консультаційних, маркетингових та ІТ-послуг корисні конкретні результати — звіти, технічні завдання, листування про прийняття етапів — без розкриття зайвих персональних чи комерційно чутливих даних.

Пояснення краще будувати як коротку доказову карту:

Назви файлів мають бути зрозумілими: «01_договір», «02_специфікація», «03_накладна», а не «scan0001». Перед відправленням звірте реквізити документів із ПН/РК та збережіть квитанції про прийняття всіх електронних повідомлень.

Регіональна комісія протягом п'яти робочих днів, що настають після отримання пояснень і документів, може:

• зареєструвати ПН/РК;
• надіслати повідомлення про необхідність додаткових пояснень та/або документів;
• відмовити, якщо подані документи складені або оформлені з порушенням законодавства;
• відмовити, якщо після запиту на додаткові документи платник не надав або надав лише частково саме запитані пояснення чи документи.

Якщо надійшло повідомлення про додаткові документи, є п'ять робочих днів з дня, наступного за днем його отримання. Ненадання або часткове надання запитаного може стати підставою для відмови. Відповідайте за пунктами повідомлення і пояснюйте, чому окремий документ відсутній або не складається у вашій господарській моделі.

Скарга подається електронно до комісії центрального рівня протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення регіональною комісією. Не орієнтуйтеся на довільний «десятиденний строк від прочитання листа» — перевірте дату самого рішення й квитанцію.

До скарги можна додати пояснення та копії документів. Потрібно не повторити перший текст, а розібрати мотив відмови: який висновок ДПС є неправильним, який документ це спростовує, чи конкретизувала комісія відсутні документи.

Платник може заявити про бажання взяти участь у розгляді скарги через відеоконференцію. Це дає можливість надати усні пояснення до 15 хвилин, а строк розгляду тоді становить 30 календарних днів; якщо про участь не заявлено — 10 календарних днів (пп. 56.23.3 ПКУ). Значення має саме заявлене бажання: якщо платник потім не підключився до відеоконференції, скаргу однаково розглянуть. Обидва строки рахують із дня, що настає за днем отримання скарги, і продовжувати їх не можна.

Якщо рішення за скаргою не надіслано у відповідний 10- або 30-денний строк, скарга вважається повністю задоволеною з наступного дня. Водночас перевірте не лише повідомлення в кабінеті, а й фактичний статус реєстрації та наявність реєстраційного ліміту.

Рішення про ризиковість платника і рішення про відмову в реєстрації конкретної ПН/РК — це різні рішення й різні предмети оскарження; клієнти їх плутають найчастіше. Якщо є окреме рішення про відповідність критеріям ризиковості, подайте інформацію і документи, які спростовують детальні дані саме цього рішення: тип і період операції, код, контрагента, матеріальні та трудові ресурси, рух товару й розрахунки.

Регіональна комісія має розглянути пакет протягом семи робочих днів. Якщо рішення у цей строк не прийнято, Порядок № 1165 передбачає виключення платника з переліку ризикових. Рішення можна оскаржити адміністративно або в суді.

Таблиця не є обов'язковою умовою реєстрації кожної ПН/РК — це інструмент, щоб звична для вас операція не зупинялася. У Таблиці зазначають КВЕД, коди товарів за УКТ ЗЕД і послуг за ДКПП, які платник придбаває та/або постачає. До неї додають пояснення про вид діяльності з посиланням на податкову та іншу звітність. Строк розгляду — п'ять робочих днів.

Для виробника нормально, що вхідні коди сировини не збігаються з вихідним кодом продукції; для послуг — що немає аналогічного «придбання» тієї самої послуги. Саме це потрібно описати мовою конкретного технологічного або бізнес-процесу і підтвердити ресурсами.

Після змін до Порядку № 1165 врахування Таблиці може за встановлених умов спричинити автоматичну реєстрацію певних ПН/РК, зупинених за критерієм 1 ризиковості операцій. Але це не універсальна амністія для всіх заблокованих документів.

Позов зазвичай містить дві взаємопов'язані вимоги: скасувати рішення про відмову та зобов'язати ДПС зареєструвати ПН/РК. Формулювання вимог залежить від оскаржуваного рішення; для спору про ризиковість предмет позову буде іншим.

За практикою Верховного Суду рішення про відмову в реєстрації ПН/РК не є рішенням про нарахування грошового зобов'язання. Тому застосовуються строки статті 122 Кодексу адміністративного судочинства:

• якщо ви скористалися адміністративним оскарженням і рішення за скаргою прийнято та вручено у встановлений строк — позов подають протягом трьох місяців з дня його вручення;
• якщо рішення за скаргою не прийнято або не вручено у встановлений строк — шість місяців з дня подання скарги;
• якщо адміністративне оскарження не використовувалося — загальний шестимісячний строк з дня, коли платник дізнався або мав дізнатися про порушення.

Перші два правила прямо встановлює частина 4 статті 122 КАС, третє — частина 2. Строк у конкретній справі рахуйте за датами з кабінету й не відкладайте позов.

Не існує офіційної гарантії певного «відсотка виграшів». Суд оцінює зміст квитанції та рішення, належність доказів, дотримання процедури ДПС і те, чи мав орган достатні підстави для відмови.

• надсилати однаковий шаблон для товарів, послуг і робіт;
• подавати сотні сторін без пояснення, що саме вони доводять;
• не відповідати на конкретний критерій або причину відмови;
• плутати розблокування ПН/РК, Таблицю даних і виключення з ризикових;
• пропустити п'ятиденний строк для додаткових документів або десятиденний строк скарги;
• оскаржувати рішення загальними фразами без прив'язки до первинних документів;
• чекати 365 днів, коли зупинення вже шкодить розрахункам із покупцем;
• заявляти в суді лише скасування відмови, не перевіривши, чи потрібна також вимога про реєстрацію.

Якщо сума значна, заблоковано серію накладних або підприємство включено до ризикових, варто залучити податкового юриста до першого пакета, а не лише після відмови.

• Постанова Кабінету Міністрів України № 1165 — зупинення ПН/РК, ризиковість і Таблиця даних.
• Наказ Міністерства фінансів № 520 — документи, 365-денний строк і рішення регіональної комісії.
• Податковий кодекс України, статті 56, 200-1 і 201.
• Кодекс адміністративного судочинства України, стаття 122.
• Постанова Верховного Суду від 11.10.2019 у справі № 640/20468/18 — тримісячний строк після адміністративного оскарження.