Засвідчення копій документів: порядок, необхідні документи та допомога юриста

Фраза «засвідчена копія» не завжди означає звернення до нотаріуса. Перед виготовленням копій знайдіть вимогу у відповідному законі, порядку послуги чи процесуальному кодексі. Якщо працівник установи усно просить нотаріальний документ, попросіть уточнити правову підставу та потрібний склад сторінок.

Нотаріус засвідчує вірність копії, тобто її відповідність документу, з яким він її звірив. Це не заміна посвідчення правочину, перекладу або засвідчення справжності підпису. Якщо мета — підтвердити підпис на заяві, потрібно замовляти відповідну нотаріальну дію, а не копію такої заяви.

Стаття 75 Закону «Про нотаріат» дозволяє засвідчувати копії документів, виданих юридичними особами, якщо вони мають юридичне значення, не суперечать закону та засвідчення не заборонене законом. Це можуть робити не лише нотаріуси, а й посадові особи органів місцевого самоврядування та консульських установ України, які вчиняють нотаріальні дії. Утім, сам факт наявності аркуша з підписом не означає, що його можна прийняти для цієї дії.

Для документа, який видала фізична особа, діє окрема умова статті 75: справжність її підпису на оригіналі має бути засвідчена нотаріусом або однією з прямо зазначених у законі посадових осіб. Звичайна приватна розписка з непосвідченим підписом не проходить цю перевірку автоматично. Не слід виправляти ситуацію самостійним додаванням печатки чи підпису сторонньої особи.

Стаття 47 забороняє приймати, зокрема, документи з незастереженими виправленнями, нерозбірливим через пошкодження текстом або написані олівцем. Якщо частина документа втрачена, зверніться до органу, який його видав, щоб з’ясувати можливість повторної видачі чи отримання дубліката. Ретушований скан не усуває недоліку оригіналу.

Підпункт 3.4 глави 7 розділу II Порядку № 296/5 забороняє засвідчувати копію документа, на підставі якого установа видає оригінал: у нормі наведено довідки про народження дитини та смерть. Таку довідку не варто ототожнювати зі свідоцтвом про державну реєстрацію відповідного акту.

Глава 7 розділу II Порядку № 296/5 передбачає усне звернення заінтересованої особи. Окрема письмова заява встановленої форми не є загальною вимогою саме для засвідчення вірності копії. Особу заявника нотаріус установлює за статтею 43 Закону «Про нотаріат».

Підготовку зручно пройти в такій послідовності:

Не передавайте оригінал невідомому посереднику лише через обіцянку «дистанційно поставити печатку». Для електронного оригіналу потрібна окрема перевірка форми документа й застосовної процедури. Роздруківка електронного файла не в усіх випадках дорівнює паперовому оригіналу.

За статтею 76 копію з копії можна засвідчити, якщо попередню копію засвідчено в нотаріальному порядку. Інший дозволений варіант — копія, видана тією юридичною особою, яка видала оригінал, на її бланку з відміткою, що оригінал перебуває в неї. Довільна ксерокопія без такого оформлення для цього не підходить.

Для копії з копії судового рішення підпункт 4.3 глави 7 Порядку додатково вимагає відмітки про набрання рішенням законної сили та про зберігання оригіналу в справах суду, який видав документ. Якщо потрібних відміток немає, з’ясуйте в суді, як отримати належно оформлену коп��ю. Самостійно їх дописувати не можна.

Витяг, або виписка, має іншу мету: відтворити рішення з певного питання, коли документ містить кілька не пов’язаних між собою питань. За статтею 77 відповідну частину слід відтворити повністю, а не вирізати лише зручне речення. Підпункти 5.3–5.4 глави 7 визначають додаткові вимоги для багатосторінкового документа, зокрема відтворення першої та останньої сторінок для його ідентифікації.

Частина п’ята статті 95 ЦПК дозволяє учаснику справи підтвердити відповідність копії письмового доказу оригіналу, який перебуває в нього, власним підписом із датою. У поданні також потрібно зазначити, в кого є оригінал. Це процесуальна можливість учасника справи, тому вона не означає, що будь-яка людина може засвідчити будь-чий документ для всіх установ.

Практично доцільно зробити зрозумілу відмітку про відповідність оригіналу, підписатися, зазначити ім’я та дату. Не називайте єдине формулювання напису універсальною вимогою ЦПК: закон визначає зміст підтвердження, підпис і дату. Якщо оригіналу у вас немає, не підписуйте неправдиве підтвердження його наявності.

За частиною шостою статті 95 суд може витребувати оригінал. Якщо його не надали, а суд або учасник справи сумнівається у відповідності копії, такий доказ суд не бере до уваги. Належний напис не усуває потреби зберігати оригінал і забезпечити можливість його перевірки.

Пункт 9 частини першої статті 20 Закону «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» дозволяє адвокату посвідчувати копії документів у справах, які він веде, крім випадків з іншим обов’язковим способом. Таке посвідчення не дає адвокату загальних повноважень нотаріуса. Для адміністративного чи господарського суду потрібно окремо застосовувати відповідний процесуальний кодекс.

Стаття 42 Закону «Про нотаріат» установлює загальне правило: нотаріальну дію вчиняють у день подання всіх необхідних документів після оплати. Закон допускає відкладення до одного місяця, коли потрібно витребувати відомості чи документи, провести експертизу або виконати інші передбачені ним умови. Відкладення слід відрізняти від зупинення дії, зокрема через судовий спір за умовами цієї статті.

Плата приватного нотаріуса за статтею 31 визначається за домовленістю. За статтею 19 державні нотаріуси справляють державне мито, а додаткові правові й технічні послуги оплачуються окремо за встановленими правилами. За Декретом Кабінету Міністрів «Про державне мито» за засвідчення копії чи витягу мито становить 0,01 неоподатковуваного мінімуму за сторінку. Для цього розрахунку мінімум дорівнює 17 грн (пункт 5 підрозділу 1 розділу XX Податкового кодексу), тобто 17 копійок за сторінку. Тому оголошена сума державного мита не обов’язково є повною вартістю всього звернення.

Перед оплатою попросіть розрахунок для потрібної кількості сторінок і примірників. Окремо уточніть переклад, виготовлення копій та інші замовлені дії. Єдиної ринкової ціни, яку можна достовірно пообіцяти всім читачам, закон не встановлює.

Для використання за кордоном спочатку узгодьте вимоги установи-одержувача. Підпункт 3.2 глави 7 Порядку № 296/5 окремо регулює копії офіційних документів органів реєстрації актів цивільного стану: для такого використання він передбачає попередню легалізацію чи апостиль оригіналів. Засвідчення копії не замінює перевірки міжнародного договору, перекладу й інших вимог конкретного подання.

Стаття 49 Закону «Про нотаріат» забороняє безпідставну відмову. Водночас нотаріус повинен відмовити, якщо дія суперечить закону або бракує необхідних документів. Спочатку з’ясуйте, чи можна усунути конкретний недолік: отримати належний оригінал, повторну копію від видавця або потрібну відмітку суду.

На вашу вимогу причини мають викласти письмово й роз’яснити оскарження. Нотаріус виносить постанову про відмову протягом трьох робочих днів. За статтею 50 особа, прав та інтересів якої стосується дія або відмова, може звернутися до суду.

Юрист допоможе перевірити, чи справді потрібна нотаріальна форма, підготувати належні копії для процесу й оцінити підстави оскарження. Нотаріальну дію вчиняє саме уповноважений нотаріус або інша визначена законом посадова особа. Юридичний супровід не дає змоги обійти вимогу про оригінал або легалізувати документ із недопустимими виправленнями. Чим різняться ці фахівці, пояснюємо в статті про юриста, адвоката й нотаріуса.