Журнал реєстрації кадрових наказів
Робочий реєстр однієї групи наказів: індекс, дата, зміст, підстави, ознайомлення та передання на зберігання.
- Правова підстава
- Наказ Мін’юсту № 1000/5 від 18.06.2015 — Правила діловодства; Наказ Мін’юсту № 578/5 від 12.04.2012 — Перелік типових документів зі строками зберігання.
- Хто оформлює
- Кадрова служба / особа, відповідальна за реєстрацію і зберігання документів
- Останню звірку з нормами проведено
- Звірено з нормами: 13 жовтня 2026
Це зразок, а не юридична консультація. Перед оформленням перевірте підстави документа, погоджені умови, строки та гарантії працівника. Врахуйте зазначені межі шаблону: робочий зразок не замінює офіційної форми подання, трудового договору або необхідних повідомлень та інструктажів.
Заповніть реквізити
Для PDF оберіть «Зберегти як PDF», формат А4 і вимкніть колонтитули браузера. Перед поданням перевірте реквізити, додатки та підпишіть документ.
________________________ ЄДРПОУ: ________________________ ________________________ ________________________ ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ КАДРОВИХ НАКАЗІВ Рік: ________________________ Група та індекс: ________________________ Справа за номенклатурою: ________________________ Строк зберігання журналу та підстава: ________________________ Реєстраційні записи: ________________________ Відповідальна особа: ________________________ Підпис: ________________
Як оформити цей документ
Коли оформлювати
Для реєстрації однієї визначеної групи кадрових наказів за обраний рік. Накази різних строків зберігання реєструйте й формуйте окремо за номенклатурою. Укажіть індекс справи, групу, фактично встановлений строк і підставу; це не єдиний універсальний журнал для всіх документів.
Хто оформлює та зберігає
Журнал ведеться у роботодавця відповідальною особою; місце зберігання, доступ та передання до архіву визначаються номенклатурою й правилами діловодства. Електронний реєстр потребує збереження історії, доступності й захисту персональних даних.
Строк
Реєструйте підписані накази за встановленим порядком своєчасно. Після завершення року підбийте підсумки, закрийте журнал і організуйте зберігання. Порожня форма не підтверджує видання або ознайомлення з наказом.
Вартість оформлення
Судовий збір та нотаріальне посвідчення не потрібні.
Підготовка до оформлення
У полі «Документи-підстави» зазначайте лише наявні документи та їхні реквізити. Перед підписанням перевірте погодження й облік.
Що підготувати
- Номенклатура справ та класифікація груп наказів за строками зберігання.
- Підписані накази й документи-підстави, підтвердження ознайомлення.
- Локальний порядок індексації, доступу, коригувань і передання до архіву.
Перевірте перед оформленням
- Не змішуйте накази різних строків зберігання в одному журналі; строк самого журналу також визначайте за відповідною статтею Переліку.
- Не повторюйте номери в межах обраної групи та року; виправлення фіксуйте з датою й підставою.
- Запис «ознайомлено» можливий лише з підтвердженням; обмежуйте доступ до особистих відомостей працівників.
Часті питання
Чи можна всі кадрові накази записувати разом?
Кадрові документи мають різні строки зберігання. За правилами діловодства та номенклатурою групи розділяють; цей журнал призначений для однієї визначеної групи.
Який строк зберігання встановити?
Оберіть відповідну статтю чинного Переліку № 578/5 для конкретного виду реєстраційного документа та врахуйте примітки. Не переносіть строк наказу на журнал без перевірки й не застосовуйте один строк до всіх кадрових документів.
Чи замінює реєстр підписаний наказ?
Ні. Реєстраційний запис посилається на оформлений документ, а не створює трудову дію самостійно. Оригінал і підтвердження ознайомлення зберігаються за правилами.
Чи можна вести журнал електронно?
Так, із належним порядком реєстрації, обмеженням доступу, захистом, резервуванням, історією змін та можливістю відтворення. Цей генератор формує текстовий зразок, а не архівну інформаційну систему.
Офіційні джерела та нормативно-правова база
Першоджерела для перевірки правових підстав, строків і порядку оформлення документа.
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів
Перелік типових документів зі строками зберігання (додаток до наказу)
Правове застереження: Зразок потрібно адаптувати до ваших обставин. Перевірте чинність норм, строки, адресата, докази й реквізити перед оформленням. За потреби зверніться до фахівця з відповідного напряму права.
Юристи за цим напрямом
Перед оформленням звірте текст і свої обставини з фахівцем.
Схожі документи
Наказ про прийняття на роботу
Наказ роботодавця або ФОП про оформлення працівника: дата початку, посада, оплата, режим та погоджені умови трудового договору.
Кадрові документиНаказ про звільнення
Звільнення за власним бажанням або погодженою угодою сторін із дорученнями щодо остаточного розрахунку та видачі документів.
Кадрові документиНаказ про догану
Догана за доведене порушення трудових обов’язків після витребування письмових пояснень, перевірки строків і обставин.
Кадрові документиТабель робочого часу
Робоча форма обліку фактичних годин, явок і неявок із документами-підставами та ручними підсумками за місяць.
Кадрові документиПовідомлення про прийняття
Робочий аркуш реквізитів для повідомлення за додатком 1 до постанови № 413: звичайне прийняття одного працівника підприємством або ФОП.